Con l’avvento della tecnologia, la gestione dei processi aziendali è stata notevolmente semplificata; in passato, la logistica era caratterizzata da azioni lunghe e macchinose, ma oggi è soltanto un brutto ricordo.
Infatti, con l’ausilio di un software magazzino è possibile controllare e gestire tutte le operazioni di stoccaggio, deposito, giacenza e rimanenza in tempo reale.
Inoltre, il sistema consente di sincronizzare le operazioni di magazzino con quelle della fatturazione.
Sia nelle piccole che medie aziende, sia nelle grandi, può diventare difficile controllare le numerose merci in entrata e in uscita e quelle in stock.
Se i flussi di merci vengono gestiti in modo superficiale, potrebbero verificarsi due situazioni spiacevoli: una disponibilità limitata di prodotti (chiamato anche “stock-out”) , non sufficiente ad accontentare le richieste dei clienti e che quindi comporterà un’insoddisfazione generale e un calo della reputazione aziendale, oppure una situazione di “over-stock”, ovvero quando in magazzino è presente un numero spropositato di prodotti, causando un aumento dei costi assicurativi e organizzativi del magazzino.
Evitare questi rischi è possibile, con un’analisi minuziosa e attenta dei comportamenti d’acquisto dei consumatori e con un sistema automatizzato che permetta una gestione immediata e ottimizzata del magazzino.
Istruzioni per il software di gestione del magazzino: funzionalità e vantaggi
Un software di gestione del magazzino, a differenza dei vecchi strumenti utilizzati fino ad ora, come il foglio di lavoro Excel, consente di organizzare e gestire al meglio le diverse attività di magazzino, che riguardano il controllo dei prodotti presenti o di quelli mancanti, la segnalazione quando è necessario un nuovo ordine di un prodotto che si sta esaurendo, la verifica dei livelli di stock, le operazioni di carico e scarico e la gestione delle etichette della merce.
Grazie a questo software è possibile avere piena conoscenza e tracciabilità di qualsiasi sezione del magazzino.
Il sistema permette di velocizzare operazioni come la lettura e l’identificazione dei codici a barre (Asset tracking) dei prodotti che devono essere inseriti nel database.
Una volta inserite le merci, si potranno avere sempre sotto controllo i flussi in entrata e in uscita, lo stato degli ordini, le spedizioni e il “Reorder point” dei livelli di stock, in modo da evitare situazioni come quelle descritte prima di stock-out e over-stock.
Il sistema è utile anche per la gestione dell’inventario, per aggiornare in maniera rapida e costante la situazione patrimoniale dell’azienda, essendo sempre a conoscenza dello stato degli asset patrimoniali aziendali.
L’inventario è un documento importantissimo che deve essere compilato con cura, per avere informazioni sempre aggiornate sulla merce, riuscendo così ad enumerare, catalogare ed analizzare i vari prodotti.
È consigliabile utilizzare un unico strumento per integrare le funzionalità della gestione del magazzino con quelle della fatturazione, per godere di diversi vantaggi.
Ad esempio, le fatture elettroniche provviste di codice identificativo vengono riconosciute in automatico dal sistema, che provvederà ad aggiornare il numero dei prodotti in magazzino.
Un altro notevole vantaggio è sicuramente il tempo che si risparmia, vista l’autonomia del sistema che aggiorna tutti i dati e segnala ogni problematica in tempo reale.
Inoltre, essendo gestito tutto da un software, diminuisce anche la possibilità di eventuali errori, che invece un essere umano potrebbe commettere con più facilità.
Oltre ad essere estremamente preciso, il software di gestione del magazzino, basandosi sui dati raccolti nel tempo, è capace di prevedere il fabbisogno futuro delle merci stoccate in magazzino, evitando così sia di accumulare troppi prodotti che non servono, sia di rimanere senza quelli necessari per soddisfare i clienti.
I sistemi relativi alla gestione del magazzino sono quindi davvero indispensabili per le imprese, per far sì che tutti i processi della supply chain funzionino in modo facile e veloce, ottimizzando tempo e denaro.