Chi si occupa di organizzare eventi, congressi o convention per aziende e similari lo sa bene: il successo dell’evento stesso passa anche, e soprattutto, dalla location scelta per il suo svolgimento; si tratta di un dettaglio fondamentale che è bene non trascurare.

Un evento aziendale ben organizzato e che si svolge in una location per eventi ideale, è già un successo a prescindere da ogni altra cosa.

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Gli obiettivi dell’evento aziendale

Prima di stabilire in tutto e per tutto quella che sarà la location per eventi che fa al proprio caso, dovremo porci un paio di domande e, al contempo, essere così bravi da fornirci la relativa risposta.

Il posto ideale in cui si svolgerà un determinato evento, infatti, viene stabilito, innanzitutto, in base all’obiettivo dell’evento stesso; ciò significa, semplicemente che, se l’intento è quello di stupire gli ospiti è puramente inutile organizzare la convention in posti scontati come, ad esempio, la sala congressi di un albergo.

Molto meglio, ad esempio, un villino storico con giardino in modo da organizzare anche un buffet per intrattenere tutti i partecipanti che non potranno, a quel punto, non rimanere piacevolmente sorpresi!

Se invece l’obiettivo dell’evento aziendale in questione è più prettamente pratico e il budget a disposizione non consente di affittare una villa ma devono essere investiti in location più discrete, in questi casi la sala conferenze di un hotel  andrà benissimo e non deluderà nessuno.

Attenzione però a valutare anche aspetti importanti come la distanza della location scelta dal punto in cui, invece, arriveranno gli ospiti ed i costi relativi al loro eventuale spostamento per raggiungerla.

La location per eventi ideale: ecco come dovrebbe essere

Fatta la doverosa premessa su quelli che sono gli obiettivi dell’evento aziendale per il quale ricerchiamo la location per eventi che risponda alle proprie esigenze, bisogna chiedersi come dovrebbe essere da un punto di vista di design, tecnico e logistico; infatti, vi sono alcune caratteristiche specifiche che deve possedere, dalle quali non si può assolutamente prescindere.

Nello specifico la location per eventi deve essere:

  • facilmente raggiungibile dai partecipanti all’evento aziendale – questo non significa che dobbiamo “limitarci” a considerare le zone limitrofe a capolinea di autobus, treni o aeroporti. L’importante è che, una volta giunti sul posto, i nostri ospiti non debbano perdere troppo tempo per raggiungerci. Facciamo molta attenzione alla disponibilità di parcheggi dal momento che, una volta giunti sul posto, tra le cose più antipatiche vi è quella di non sapere dove parcheggiare l’automobile;
  • adeguata al numero di ospiti previsto dall’evento – se il numero dei partecipanti fosse elevato sarebbe meglio optare per spazi più grandi e con forti disponibilità di posti come, ad esempio, le sale cinematografiche. Attenzione però: scegliere luoghi troppo grandi rispetto al numero di ospiti può dare una spiacevole sensazione di dispersione. Al contrario, un luogo troppo piccolo può darne una di soffocamento. Ecco perché trovare la giusta via di mezzo è fondamentale;
  • nel momento stesso in cui scegliamo la location per eventi, ricordiamoci che questa non si compone solo ed esclusivamente del “contorno”. Importanti anche le sedie messe a disposizione, i tavolini e tutte le attrezzature idonee a rendere piacevole la permanenza di tutti gli invitati. Parliamo di aspetti importanti come la luminosità del posto che non deve risultare né eccessiva né, tantomeno, insufficiente, della presenza (o meno) di barriere architettoniche per i portatori di handicap, del soddisfacimento di tutte le norme inerenti la sicurezza dei partecipanti all’evento aziendale.

Tutti questi punti, messi insieme, determineranno la scelta della miglior location per eventi e daranno una spinta in più al nostro evento aziendale che riscuoterà enorme successo.