Quando si parla di software gestionali open source, spesso vengono citate due tipologie diverse di programmi: gli ERP e i CRM. Per quanto ormai siano acronimi noti anche a chi non è esperto del settore, non tutti sanno esattamente di che cosa si tratta e, soprattutto, non a tutti è chiaro quando scegliere l’uno o l’altro per la propria azienda.
In realtà, si tratta di due sistemi che dovrebbero essere sfruttati e utilizzati assieme: infatti, se da una parte i software ERP sono funzionali alla gestione più operativa dell’azienda, come per esempio i gestionali magazzino open source, i software CRM, invece, sono più adatti alla gestione delle vendite.
Che cos’è un software ERP
Con ERP (Enterprise Resource Planning) si indica un software che serve all’azienda a organizzare e pianificare il modo completo e strutturato tutte le sue attività che richiedono registrazione di dati: gestione del magazzino, produzione, gestione del personale, organizzazione degli ordini e registrazione dei dati dei fornitori, vendita e fatturazione.
Sostanzialmente si tratta di un sistema che suddivide in comparti la registrazione dei dati, organizzandoli per funzione logica e che viene strutturato dinamicamente in base alle esigenze specifiche dell’azienda stessa.
Tra le funzioni principali di un software di questo genere ci sono:
- L’ottimizzazione dei flussi di tutte le attività dell’azienda;
- Gestione centralizzata e coordinata di tutte le attività dell’azienda;
- Organizzazione delle attività produttive;
- Gestione e amministrazione contabile;
- Condivisione dei dati unici nei diversi servizi che gestisce.
Che cos’è un software CRM
Il software CRM (Customer Relationship Management) è, come dice il nome stesso, un programma orientato alla gestione della parte di relazione commerciale. Tramite la registrazione dei contatti e delle azioni specifiche legate alla vendita, serve a monitorare e analizzare i flussi per migliorare il rapporto con la clientela e lavorare sulla fidelizzazione.
Le funzioni principali di questo software sono:
- Gestione dei contatti e delle relazioni con la clientela;
- Registrazione e tracciamento del processo di vendita dal primo contatto fino alla consegna;
- Analisi e registrazione di tutti i dati relativi alle vendite.
Come scegliere tra ERP e CRM
Una volta compreso quali siano le diverse funzioni dei due software, diventa più semplice comprendere quali siano le situazioni in cui usare l’uno e quali in cui usare l’altro.
Molto spesso le due soluzioni si trovano integrate l’una nell’altra: il CRM, infatti, può rappresentare una parte dell’ERP nel settore legato alla vendita.
Tuttavia, può accadere che non sia necessario avere entrambi, in quanto molto dipenderà dalle dimensioni dell’azienda e dalle funzioni che vengono svolte all’interno di essa.
Senza dubbio, per una azienda strutturata con flussi numerosi e complessi, l’utilizzo di un software ERP è auspicabile.
Un software ERP, in aziende che hanno produzione, movimentazione di magazzino, vendita o consegna, ha come vantaggi:
- Miglioramento della coordinazione tra i flussi operativi;
- Organizzazione più puntuale e semplificazione dei processi decisionali;
- Miglioramento dell’efficienza aziendale.
Per piccole attività con carichi di lavoro inferiori o con flussi più semplici, può anche essere sufficiente un software CRM, che consenta di gestire i dati in modo funzionale.
I vantaggi di questo tipo di software sono:
- Possibilità di tenere sempre tracciati di flussi di vendita;
- Organizzare e gestire correttamente le fasi commerciali;
- Possibilità di analizzare la rete di vendita;
- Miglioramento della relazione con il cliente e possibilità di proporre attività di fidelizzazione.
Prima di scegliere il tipo di software che si intente utilizzare per la propria azienda è, quindi, importante valutare quali siano le esigenze specifiche e quali tipo di attività vengano svolte.
Talvolta, avere un software molto completo potrebbe essere controproducente ma, al contrario, se ci sono molti flussi da gestire, avere un gestionale adeguato risolve molti problemi e abbrevia i tempi di lavorazione, riducendo anche i costi.