La fattura elettronica è ormai una realtà consolidata per la maggior parte dei professionisti e delle aziende, con poche eccezioni. Per alcuni rappresenta una novità complessa, vista come un ulteriore onere imposto dal fisco. Per altri, invece, è uno strumento vantaggioso, capace di far risparmiare tempo e denaro.
In ogni caso, è fondamentale gestirla correttamente per sfruttarne appieno i benefici ed evitare sanzioni. In questo contesto, vi illustreremo come farlo e vi presenteremo Invoicex, uno dei software più interessanti per la gestione della fatturazione elettronica.
Cos’è la fattura elettronica e perché è importante
La fattura elettronica è esattamente ciò che il nome suggerisce: la versione digitale delle tradizionali fatture, da elaborare sul computer e inviare telematicamente. Il processo è semplice: il contribuente redige la fattura seguendo le direttive dell’Agenzia delle Entrate, applica la firma digitale e procede all’invio. La fattura viene quindi trasmessa al Sistema di Interscambio e viene sottoposta a controlli automatici e formali, prima di essere inoltrata all’intestatario finale.
La fatturazione elettronica è stata introdotta con un obiettivo chiaro: combattere l’evasione e l’elusione fiscale. Grazie a questo sistema, l’Agenzia delle Entrate può raccogliere e incrociare i dati in modo efficace, facilitando l’individuazione di eventuali anomalie.
Tuttavia, la fatturazione elettronica non è solo uno strumento del fisco per contrastare le irregolarità. Rappresenta anche un’opportunità per i contribuenti, offrendo un notevole risparmio di tempo e fatica. Confrontiamo i due scenari: da un lato, redigere una fattura con un programma di scrittura digitale, stamparla, firmarla, scannerizzarla e inviarla al cliente; dall’altro, utilizzare un software dedicato alla gestione delle fatture elettroniche, compilare un semplice modulo e completare l’operazione con pochi clic per firmare e inviare.
Come gestire la fatturazione elettronica e gli errori da evitare
La fatturazione elettronica richiede una gestione attenta per sfruttarne appieno le potenzialità ed evitare errori che potrebbero compromettere l’intero processo, esponendo il contribuente a sanzioni. È quindi fondamentale adottare alcuni accorgimenti pratici.
Uno dei consigli più utili è salvare i dati dei clienti abituali, se il software lo consente. In questo modo, è possibile richiamare rapidamente le informazioni senza doverle inserire ogni volta da zero. Un altro suggerimento è utilizzare la funzione “duplica“, se disponibile, soprattutto quando si devono emettere fatture simili per prestazioni e intestazione, semplificando e velocizzando l’operazione.
È inoltre importante sfruttare le funzioni aggiuntive offerte dal software, quando disponibili. Tra le più utili, ci sono quelle legate alla contabilità. Tuttavia, anche le funzioni di branding meritano attenzione, come la possibilità di personalizzare il logo e l’intestazione della fattura, trasformandola in un efficace asset di comunicazione.
Infine, è essenziale verificare sempre le fatture prima dell’invio, senza affidarsi esclusivamente ai controlli del Sistema di Interscambio, che sono solo di tipo formale e non rilevano errori sostanziali.
Dunque, riassumendo, gli errori da evitare sono i seguenti:
- Compilare ogni volta il form manualmente, campo per campo.
- Non sfruttare la funzione “duplica”.
- Ignorare le funzioni aggiuntive disponibili.
- Non verificare accuratamente la fattura prima di inviarla.
Gli strumenti migliori per la fatturazione elettronica
Per adempiere agli obblighi di fatturazione elettronica, è necessario utilizzare un software. Molti pensano subito a quello offerto gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate, una scelta economica ma non sempre la più efficace. Le sue funzionalità, infatti, sono limitate e potrebbero non essere sufficienti per chi cerca di ottimizzare il tempo e semplificare la gestione amministrativa.
È consigliabile invece optare per un software completo, che non solo faciliti la creazione e l’invio delle fatture, ma offra anche funzionalità aggiuntive. Un esempio è Invoicex, un software gestionale completo disponibile in versione freemium, che permette una gestione precisa e agevole delle fatture. Grazie alla sua interfaccia estremamente intuitiva e ben organizzata, Invoicex può essere utilizzato con facilità dopo pochi minuti e con pochi clic, a differenza di molti altri software.