Che si lavori nel settore privato, oppure che si sia funzionari della Pubblica Amministrazione, è ormai impossibile non avere mai sentito parlare dei sistemi di archiviazione documentale; e per molti, questi sistemi suscitano notevoli perplessità, in quanto può capitare che spiegazioni affrettate o poco puntuali facciano sfuggire il vero significato, e i conseguenti vantaggi, che derivano dall’adozione di tale genere di sistema, soprattutto in un’ottica, come quella recente, di estrema attenzione ai costi.

Poiché invece tali sistemi presentano reale motivi d’adozione, proviamo a chiarirne in breve le tipicità. Va innanzitutto reso chiaro che lo scopo primario dell’archiviazione documentale è quello di gestire interamente ogni documento prodotto in un ufficio o ricevuto dallo stesso, spostandolo dalla materialità al mondo digitale. Sono dunque coinvolti sia i documenti che l’azienda stessa produce, e che chiameremo attivi, sia quelli che le vengono spediti dall’esterno, che per contrasto definiremo come passivi, come gli ordini dei clienti o le fatture dei fornitori. La differenza è sostanziale: per i documenti attivi infatti sarà possibile semplicemente passare a produrli direttamente in formato digitale, mentre per i passivi, la cui produzione non è sotto il nostro controllo, dovremo implementare degli strumenti, gli scanner, che permettano di digitalizzarli qualora, come probabile, siano ancora almeno in parte cartacei; inoltre, dopo la digitalizzazione, sarà necessario occuparsi anche dell’archiviazione, ossia del collegamento di dati utili e chiavi di ricerca ai documenti digitalizzati, in maniera automatica o manuale.

Ma il vantaggio di tanto lavoro? In realtà è presto detto: o meglio sono presto detti, perché sono diversi. C’è il vantaggio immediato del risparmio di tutte le spese di stampa, che in un anno possono assommare a cifre significative; e c’è il vantaggio strutturale di non dover più cercare in mezzo ad un archivio confuso il documento che ci occorre, ma recuperarlo in pochi secondi dal nostro computer. C’è un vantaggio organizzativo, che permette di rendere una sola copia digitale del documento visibile a tutte le persone autorizzate, senza duplicazioni; e alla fine c’è il vantaggio di disporre dei documenti sempre, anche online e quindi dall’esterno dell’azienda, utilissimo ad esempio per il commerciale che si trovi dal cliente e abbia necessità di consultare vecchi contratti, ordini, fatture.

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