A casa o in ufficio ormai la tecnologia ricopre un ruolo cruciale nella quotidianità, stampare un documento con la stampante o inviare un'e-mail dal proprio computer è facile e spesso velocizza l'iter di comunicazione. Negli ultimi anni uno degli argomenti più interessanti è l'Office Document Management, ma cos'è e quali sono i benefici nello sfruttare tale tecnologia? Scopriamolo nelle prossime righe.
Sistemi di stampa e dell'Office Document Management: cosa significa
Prima di definire l'Office Document Management è opportuno comprendere cosa sia un sistema di stampa. Con tale espressione si identifica quella tecnologia o dispositivo capace di creare copie fisiche di documenti, immagini e file; essi possono essere fotocopiatrici, stampanti o dispositivi simili.
Di questa tecnologia fa parte l'Office Document Management, più comunemente definita Gestione dei Documenti (DMS), che riguarda l'impiego di uno o più sistemi informatici e software per gestire, tracciare e conservare documenti elettronici e informazioni digitali basate su carta o digitalizzate con uno scanner. Si può, quindi, considerare una piattaforma computerizzata che permette di tracciare, conservare e gestire i documenti elettronici.
Grazie a una soluzione di questo tipo si semplificano notevolmente gli accessi e la collaborazione tra dipendenti all'interno dell'azienda, ottenendo la massima sicurezza digitale. Parliamo di una tecnologia estremamente moderna che può aiutare non poco nella semplificazione dei processi di stampa e gestione dei file in ambiente di ufficio. Vi è però la necessità di utilizzare un software dedicato e un hardware sufficientemente performante da gestire le risorse necessarie.
L'importanza nell'affidarsi a dispositivi di questo genere, come lo scanner, consente di avere un minor impatto ambientale e allo stesso tempo garantire un'archiviazione dei file precisa e dettagliata. Il noleggio scanner, ad esempio, è tra le soluzioni più comuni per le aziende che vogliono digitalizzare il proprio archivio cartaceo. I servizi offerti da Copianova, azienda che da più di 30 anni fornisce soluzioni e dispositivi di stampa di ultima generazione a basso impatto ambientale, possono aiutare le aziende a digitalizzare i propri file, proiettandole verso un modus operandi moderno e snello.
L’Office Document Management: punti di forza
Definito il DMS è lecito chiedersi quali siano i benefici che si possono realmente ottenere da una tecnologia di questo genere. Tra questi figura sicuramente la richiesta di spazio per l'archiviazione, dato che non vi sarà la necessità di affidarsi a un magazzino o un archivio fisico, ma tutti i documenti verranno registrati e archiviati digitalmente. A ciò si aggiunge anche il backup e il recupero dei documenti, che può avvenire in pochi secondi caricando i file in cloud o su un server locale; mentre i documenti cartacei potrebbero essere soggetti a degradazione.
Si possono considerare tra i punti di forza del DMS anche l'ottimizzazione dei flussi di lavoro, il risparmio di tempo e denaro dovuto alle spese di carta e toner per la stampante, oltre a un miglioramento notevole dell'efficienza dei processi di archiviazione e una migliore collaborazione tra i dipendenti che potranno scambiare i documenti virtuali attraverso la rete aziendale.
L’Office Document Management: servizi che ottimizzano il lavoro
Scegliere il servizio migliore per la propria attività lavorativa è altrettanto importante, infatti, si possono adattare dispositivi che già si posseggono con altri integrativi, ad esempio, uno scanner più performante. Copianova offre ai suoi clienti diversi servizi utili a migliorare la gestione dei documenti. Si può optare per il noleggio scanner o affidarsi a una consulenza dedicata per comprendere quale possa essere il percorso di digitalizzazione migliore per le proprie esigenze. Tra i prodotti disponibili ci sono, scanner, stampanti, proiettori, sistemi di videosorveglianza e tanto altro.
In conclusione si può affermare che l'Office Document Management è una tecnologia ormai indispensabile per chi vuole digitalizzare in modo rapido i documenti aziendali; sebbene i costi di acquisto di una stampante professionale possano essere proibitivi per chi non ha un budget sufficiente, il noleggio di scanner può diventare una soluzione più che ottima per garantirsi gli stessi benefici.