Come funziona la conservazione documenti aziendali? Quali sono le modalità di erogazione? Le aziende o gli uffici pubblici hanno da sempre degli archivi di riferimento: fino a qualche anno fa, la maggior parte dei documenti veniva conservata in una stanza attigua, quello che abbiamo imparato a conoscere come archivio. Oggi, tuttavia, abbiamo a nostra disposizione delle scelte importanti, e persino green.

L’archiviazione dei documenti aziendali mediante un servizio specializzato è un ottimo modo per tenere le carte più importanti al sicuro, ma non solo. Ogni documento ha un suo ciclo di vita: da quando ci è utile fino a quando non ci serve più, ma va comunque conservato. Se sei in cerca di soluzioni smart per la conservazione documenti aziendali, prova quelle offerte da Sga Service.

Conservazione documenti aziendali, in cosa consiste

Immaginiamo di poter conservare i nostri documenti più importanti in un archivio digitale. Fino a qualche anno fa avremmo creduto fosse fantascienza, ma oggi è la realtà: l’archivio dell’azienda viene digitalizzato e indicizzato, suddiviso per categorie e in base alle proprie esigenze, da un servizio specifico, offerto da Sga Service.

Informatizzare il patrimonio di documenti cartacei significa promuovere la dematerializzazione documentale, ovvero la digitalizzazione di documenti. La conservazione sostitutiva è utile per l’abbattimento dello spreco di carta, ma non solo.

Come conservare i documenti aziendali: dal cartaceo al digitale

Abbiamo due opzioni: nelle due modalità di erogazione di Sga Service, infatti, troviamo la possibilità di poter conservare i documenti cartacei o di trasformarli in digitale. Cosa significa? Il progetto di archiviazione digitale è moderno, e sposa quella filosofia di trasformazione digitale ormai in atto da tempo, che tante aziende stanno supportando per ottimizzare i tempi e per lavorare al meglio.

Viviamo in un’epoca tecnologica, e la maggior parte dei nostri documenti sono proprio nel nostro PC. L’archiviazione cartacea in ufficio non è più la soluzione migliore, anche perché lo spreco di carta e l’accumulo sono da contrastare, dal momento in cui contribuiscono a inquinare.

Tipologie di conservazione documenti

Le modalità di erogazione del servizio proposto da Sga Service sono ben due: dal cartaceo al digitale, vediamo i vantaggi e le caratteristiche.

  • Archivio cartaceo: Sga Service con la sua archiviazione cartacea ti consente di conservare i documenti più importanti in depositi in grado di mantenere fino a 2.000.000 raccoglitori. In questo modo non sarai costretto a tenerli in ufficio e potrai liberare la stanza dedicata all’archivio, magari sfruttandola per altro;
  • Archivio digitale: il progetto di archiviazione digitale è uno dei più interessanti al momento. Ogni carta viene raccolta negli appositi DVD e tutti i documenti saranno fruibili via web. Grazie alla digitalizzazione dell’archivio, si può promuovere anche il sostegno all’ambiente, dal momento in cui si abbatte lo spreco di carta.

Perché l’archiviazione digitale è una soluzione da non sottovalutare

Impostare l’archiviazione aziendale nel migliore dei modi significa investire sulle nuove tecnologie. L’archivio deve essere tenuto in ordine, ma non solo: dobbiamo poter consultare i documenti che ci occorrono quando ne abbiamo bisogno. Le caratteristiche di un archivio digitale sono ben precise: è fruibile in qualsiasi momento, è immediato, è sicuro e soprattutto preciso.

Il servizio è nel complesso efficiente, immediato e super veloce: la conservazione di documenti cartacei e digitali ti permette di proteggerli, anche perché Sga Service mette a tua disposizione delle strategie di sicurezza importanti. I documenti sono monitorati, le loro strutture dispongono di allarmi antincendio e antintrusione, ed è previsto anche un piano di data recovery con trattamento di recupero dati in caso di “disastro tecnologico”.

Investi sulla trasformazione digitale e opta per un servizio innovativo: proteggi i tuoi documenti e sposa la moderna filosofia green per ottenere solo il meglio.