Lavorare in azienda è certamente l’aspirazione di molti giovani professionisti. Le professioni al suo interno sono tantissime e sono diverse l’una dall’altra. D’altronde si sa, la struttura gerarchica aziendale è molto complessa e difficile da descrivere, ma basta sapere che lì ci sono moltissimi attori che si occupano della sua sopravvivenza. Ad esempio troviamo il Presidente, il vicepresidente, il capo reparto, i dipendenti che si occupano delle mansioni più disparate, come comprare timbri online e moltissimo altro ancora.

Al di fuori degli addetti che si occupano della strumentazione per uffici, come i timbri online, all’interno della gestione di un’azienda c’è una figura in particolare che risulta essere molto importante, ovvero l’assistente di direzione. Questa non è altro che un dipendente che fornisce assistenza ai dirigenti di alto livello. Ma chi è? Cosa deve fare nello specifico? Proviamo a capirlo insieme.

Chi è e cosa fa l’assistente di direzione

Più sopra abbiamo detto che l’assistente di direzione non è altro che quella persona che in un’azienda fornisce assistenza (come dice il nome) a uno o più dirigenti di alto livello. Questo ci porta quindi a capire che ha un ruolo molto importante nell’amministrazione, prendendosi una serie di responsabilità quando si decide di scegliere.

È un lavoro molto bello e stimolante, in quanto non si sa mai che mansione bisogna fare: ogni giorno ci si mette a confronto con una serie di compiti e obiettivi che servono alla sopravvivenza dell’azienda. Il tutto dipende da quello che decidono di fare i capi al di sopra: possono chiedere di comprare timbri online oppure la redazione di verbali.

In ogni caso è un lavoro molto ambito e che nel corso di questi anni ha assunto un’importanza stratosferica. Queste figure riescono a comprendere quali sono i cambiamenti che stanno avvenendo nel tempo, in quanto ormai tutte si stanno globalizzando, anche grazie a internet. Tutto questo fa sì che i dipendenti abbiano più competenze e allo stesso modo abbiano più skill da offrire. Ecco perché molti capi preferiscono avere un personale più aggiornato e molto flessibili, capaci di adattarsi a ogni situazione.

Insomma un assistente di direzione deve essere multitasking, specialmente perché i compiti da affrontare sono tantissimi. Le seguenti sono le attività richieste più di frequente:

  •         selezione e smistamento di email, posta cartacea e telefonate ai vari dipendenti;
  •         Pianificazione dell’agenda del superiore, con tutti gli impegni da rispettare, come meeting, viaggi, appuntamenti e tanto altro;
  •         Organizzazione di eventi e riunioni, entrando in contatto con ristoranti e hotel;
  •         Archiviazione di pratiche e gestione degli archivi e di banche dati, oltre la gestione di situazioni dei dipendenti, come ferie e malattie;
  •         Presa in carico della battitura di testi e documenti, come i verbali degli incontri e delle riunioni;
  •         Preparazione degli incontri sostenuti dal proprio superiore;
  •         Adempimento di mansioni di carattere amministrativo.

Come diventare assistente di direzione

Una delle domande più gettonate è: come si diventa assistente di direzione? Certamente è un quesito che interessa chiunque voglia intraprendere un percorso aziendale che conti. Infatti i capi dirigenziali oltre a scegliere i giusti timbri online che siano di ultima generazione, scelgono con attenzione anche il personale, specialmente se si tratta dell’assistente di direzione.

Per la qualifica non esiste una scuola o un’università. Un tempo esistevano degli indirizzi che permettevano di diventare segretarie d’azienda. Al momento chiedono in linea generale un diploma di ragioneria, o meglio un diploma da Istituto Commerciale. Certamente avere una laurea permette di tenere nella fondina un’arma capace di fare la differenza. Per diventare un buon assistente di direzione è necessario aver già lavorato 3 o 5 anni come segretaria di base.

Consigli da dare a chi vuole intraprendere questa professione

Sul mondo aziendale si potrebbero dare tantissimo consigli per svolgere la professione al meglio, come: dove comprare i migliori timbri online, oppure come scrivere al meglio un verbale. In ogni caso ci sono una serie di consigli da prendere in considerazione per fare questo lavoro e che possono risultare decisivi sul lato pratico:

  •         Il pacchetto Office: chiaramente saper usare il pc è fondamentale, così come i programmi che lo compongono. Per lavorare, in particolar modo, è importante usare il pacchetto office, ciò l’insieme dei programmi principali Microsoft, come Word per i testi, Excel per i calcoli e PowerPoint per le presentazioni;
  •         Programmi di fotoritocco: anche saper foto-ritoccare le immagini può risultare fondamentale per avere più chance di ottenere il lavoro. Certamente in alcuni casi ci saranno i giusti professionisti, ma può capitare id avere bisogno di una grafica al volo o di una modifica veloce;
  •         SAP: sistemi, applicazioni e prodotti nell’elaborazione dati. Questo viene utilizzato da grandi aziende che gestiscono le imprese. È importante perché porta alla organizzazione dei processi interni, così come della contabilità e del magazzino;
  •         Conoscenza di almeno due lingue straniere: se si vuole competere nel mondo aziendale internazionale è fondamentale conoscere le lingue straniere, come l’inglese. Questo permette di comunicare in maniera ottimale con clienti e fornitori, così come capire le strategie dei competitor;
  •         Avere una buona organizzazione: infine altro consiglio che si può dare è di avere una buona organizzazione, così da poter gestire tutte le mansioni nel miglior modo possibile. Si tratta di un requisito fondamentale da avere se si vuole eccellere.

 

Di Roberto Rinaldo

Trascorro il mio tempo nel mondo delle parole e vivo per la comprensione.